JÄSENREKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE
Henkilötietolain (523/99) 10 § ja 24 § sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 16.12.2017 Viimeisin muutos 6.3.2022.
1. Rekisterin nimi
Valkosten sukuseura ry:n jäsenrekisteri
2. Rekisterinpitäjä
Valkosten sukuseura ry
info(at)valkostensukuseura.fi
www.valkostensukuseura.fi
3. Rekisteriasioista vastaava henkilö
Jäsenrekisterinhoitaja: Juha Valkonen
Yhteystiedot: sihteeri(at)valkostensukuseura.fi
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus, oikeusperuste ja rekisteröityjen ryhmät
Rekisterin tarkoituksena on kerätä yhdistyksen jäsenistä yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot ja muut yhdistyksen toimintaa varten tarpeelliset tiedot. Tietoja kerätään jäsenasioiden hoitamista, tiedotusta, yhteydenpitoa ja laskutusta varten. Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä jäsentä ei ole mahdollista tunnistaa
Oikeusperuste: Rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen
Rekisteröidyt: Sukuseuran jäsenet.
5. Rekisterin tietosisältö ja säilytysajat
Käsiteltävät henkilötiedot: Jäsenten nimet, syntymäajat, osoitteet, puhelin- ja sähköpostitiedot sekä jäseneksi liittymis- ja eroamistiedot. Tiedot jäsen- ja muiden yhdistyksen maksujen suorituksista,
Muut jäsenyyteen liittyvät tiedot yhdistyksen sääntöjen mukaan kuten kunniajäsenet, varsinaiset jäsenet ja muut mahdolliset yhdistyksen päättämät tarpeelliset tiedot.
Säilytysaika: Henkilötietoja säilytetään Sukuseuran tietojärjestelmässä niin kauan kuin henkilö on Sukuseuran jäsen ja ne poistetaan viivytyksettä sen jälkeen, kun rekisteröidyn ero on astunut voimaan tai hänet on katsottu eronneeksi. Kirjanpitoon siirrettyjä jäsenmaksun maksutietoja säilytetään kirjanpitolain 2 luvun 10 §:n mukaisesti, jonka säätämän ajan kuluttua ne hävitetään
6. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Jäseniltä itseltään, heidän läheisiltään ja julkisista lähteistä saadut tiedot.
Kirjanpidosta saadut tiedot jäsen- ja muiden yhdistyksen maksujen suorituksista.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti ulkopuolisille tahoille. Tietoja luovutetaan vain sukuseuran hallituksen jäsenille tai hallituksen erikseen valtuuttamille sukuseuran jäsenille tai yhteistyökumppaneille. Rekisteriin tallennettuja tietoja ei säännönmukaisesti siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Tiedot säilytetään parhaiden käytäntöjen, hyvän tietoturvallisuuden ja lainsäädännön vaatimusten mukaisesti ulkopuolisilta suojattuina.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä. Rekisteröidyllä on lisäksi muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä tietosuoja-asetuksen tai muun lainsäädännön vastaisesta henkilötietojensa käsittelystä valitus tietosuojavaltuutetun toimistoon.