SUKUTUTKISMUSREKISTERIN REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE
Henkilötietolain (523/99) 10 § ja 24 § sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 21.10.2014. Viimeisin muutos 6.3.2022.
1. Rekisterin nimi
Valkosten sukuseura ry:n sukututkimusrekisteri
2. Rekisterinpitäjä
Valkosten sukuseura ry
info(at)valkostensukuseura.fi
www.valkostensukuseura.fi
3. Rekisteriasioista vastaava henkilö
Rekisterinhoitaja: Juha Valkonen
Yhteystiedot: sihteeri(at)valkostensukuseura.fi
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus, oikeusperuste ja rekisteröityjen ryhmät
Sukututkimusrekisterin tarkoituksena on
1. Sukuseuran sääntömääräiseen toimintaan kuuluva suku- ja henkilöhistoriallisten tietojen kerääminen ja tallentaminen.
2. Sukututkimusrekisterin tiedoista koostuvan sukukirjojen julkaiseminen.
Oikeusperuste: Rekisterinpitäjän oikeutettu etu – sukututkimusten harjoittaminen
Rekisteröidyt: Eri Valkosten sukuhaaroihin kuuluvat henkilöt, heidän puolisonsa ja näiden vanhemmat sekä suvun esipolvet sekä näiden jälkeläiset.
5. Rekisterin tietosisältö ja säilytysajat
Nimi, syntymä- ja kuolinaika ja paikka sekä vihkimisaika ja -paikka. Arvo ja ammatti, yhteys sukuun, perhetiedot, valokuva ja muut mahdolliset sukututkimuksen kannalta tarpeelliset tiedot
Säilytysaika: Tiedot säilytetään toistaiseksi, kuitenkin enintään siihen saakka, kun henkilö on käyttänyt tietojen poisto-oikeuttaan.
6. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Väestötietojärjestelmä, muu arkistoaineisto ja viranomaisrekisterit ja painetut lähteet sekä sukuun kuuluvien tai heidän läheisten antamat tiedot.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisteristä luovutetaan tietoja ainoastaan sukututkimus- ja vastaaviin tarkoituksiin ja niitä voidaan julkaista sukukirjoina. Käytämme toiminnassamme ulkopuolisia palveluita, jotka saattavat tallentaa sisältöä EU:n ulkopuolelle. Tällainen taho on esimerkiksi DropBox. Emme tällä hetkellä käytä sellaisia palveluita, jotka eivät ole liittyneet EU:n ja USA:n väliseen Privacy Shield -järjestelyyn.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Tiedot säilytetään parhaiden käytäntöjen, hyvän tietoturvallisuuden ja lainsäädännön vaatimusten mukaisesti ulkopuolisilta suojattuina.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä. Rekisteröidyllä on lisäksi muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä tietosuoja-asetuksen tai muun lainsäädännön vastaisesta henkilötietojensa käsittelystä valitus tietosuojavaltuutetun toimistoon.